Nastavno na održani webinar „GDPR i način primjene u geodetskoj struci“ Hrvatska komora ovlaštenih inženjera geodezije je u suradnji s gđom. Ana Bačić, mag.iur., imenovanom osobom za obavljanje poslova službenika za zaštitu podataka HKOIG,izradila i ustupa svojim članovima na korištenje obrasce i upute, te snimku održanog webinara, za što jednostavniju primjenu u praksi odredbi Opće uredbe o zaštiti podataka.
U nastavku su dana objašnjenja postupanja sa svakim od priloženih obrazaca.
Važno je naglasiti da osim korištenja navedenih obrazaca svaki organizacijski oblik treba izraditi vlastite dokumente „Politika o zaštiti osobnih podataka“ i „Pravila privatnosti“ (koji se spominju u obrascima 1. i 2.), a sve kako bi se u potpunosti primijenila načela zaštite podataka.
Za sva dodatna pitanja slobodno se obratite imenovanoj osobi za obavljanje poslova službenika za zaštitu podataka HKOIG na adresu elektroničke pošte: zop@hkoig.hr.
1. Zahtjev za ostvarivanje prava ispitanika
Putem navedenog obrasca ispitanici (sve osobe čiji podaci se obrađuju) mogu od organizacijskog oblika zatražiti ostvarivanje svojih prava u pogledu GDPR-a. Obrazac ispunjavaju ispitanici, uz napomenu da se podaci o društvu ili ostalim organizacijskim oblicima upisuju na dnu obrasca. Obrazac je potrebno napraviti dostupnim ispitanicima na zahtjev kako bi ostvarili svoja prava.
2. Obavijest kod izrade elaborata
Putem navedenog obrasca, ispitanicima se daje na znanje koji njihovi podaci se obrađuju, ali i koji podaci se dijele sa drugim pravnim i fizičkim osobama. Obrazac ispunjava odgovorna osoba u organizacijskom obliku, te ga dostavlja svim ispitanicima, moguće i elektroničkom poštom.
Putem navedenog obrasca, radnicima-ispitanicima daju se na znanje informacije o njihovim pravima i obavezama u pogledu zaštite osobnih podataka. Obrazac se na znanje radnicima daje pisanim putem, putem e-pošte ili putem oglasne ploče u organizacijskom obliku ako postoji a jedan primjerak potrebno je pohraniti u arhivu.
Navedeni obrazac ispunjava odgovorna osoba u organizacijskom obliku te ga pohranjuje u arhivi. Obzirom da se odnosi na podatke o organizacijskom obliku, potreban je samo jedan ovakav obrazac na razini organizacijskog oblika.
5. Evidencija aktivnosti obrade podataka koji su potrebni za izradu geodetskog elaborata
Ovaj obrazac ispunjava također odgovorna osoba organizacijskog oblika te ga pohranjuje u arhivi. Budući se isti obrazac odnosi na podatke o organizacijskom obliku ali koji se odnose na ostale institucije s kojima se podaci ispitanika dalje dijele, potrebno je imati jedan obrazac, ali navesti sve one institucije s kojima se podaci ispitanika dijele (primjerice Ministarstvo prostornoga uređenja, graditeljstva i državne imovine kao nositelj obrade u ime Upravnih odjela za provedbu dokumenata prostornoga uređenja i gradnje, ili Ministarstvo poljoprivrede i sl.)
6. Procjena legitimnog interesa – kontakt podaci
Putem ovog obrasca organizacijski oblik dokazuje svoj legitimni interes za obradu osobnih podatka ispitanika. Navedeni obrazac ispunjava odgovorna osoba organizacijskog oblika, te ga pohranjuje u arhivi. Za svaki organizacijski oblik potreban je samo jedan obrazac.
7. Ugovor o obradi osobnih podataka
Ovaj ugovor sastavljaju odgovorne osobe organizacijskih oblika te ih potpisuju zajedno sa odgovornim osobama onih pravnih osoba s kojima se dijele osobni podaci ispitanika. Najčešće se radi o tvrtkama koje vode računovodstva, koje se bave zaštitom na radu, koje izrađuju web stranice ili druge slične tvrtke koje dijele već spomenute osobne podatke ispitanika.
